Nihongo Focus

Essential Phrases and Expression : How to Speak Politely to Customers in Japan !

In Japan, how you speak to customers matters just as much as what you say. Using the right polite phrases can help you build trust, sound professional, and handle any customer interaction with confidence. This blog covers the must-know expressions for speaking politely to customers in Japanese—perfect for work or daily service situations.

  1. 1. Are you looking for something?
    –何
    なに    かお探
    さが    しですか？
    2. I apologize for the delay in replying to your message.
    -メールの返信
    へんしん    が遅
    おそ    くなり、大変
    たいへん失礼
    しつれい    いたしました。
    3. I’m very sorry for the inconvenience today. I was late due to traffic congestion.
    –本日
    ほんじつ    は大変
    たいへん失礼
    しつれい    いたしました。交通
    こうつう    の影響
    えいきょう    で遅
    おく    れてしまいました。
    4. My previous remarks were inappropriate. I apologize very much.
    先
    さき    ほどの発言
    はつげん    は不適切
    ふてきせつ    でした。大変
    たいへん失礼
    しつれい    いたしました。
    5. I apologize for calling so suddenly and without notice.
    –突然
    とつぜん    お電話
    でんわ    してしまい、大変
    たいへん失礼
    しつれい    いたしました。
    6. Thank you very much for using our service.
    -ご利用
    りよう    いただき、誠
    まこと    にありがとうございました。
    7. I’m very sorry for keeping you waiting.
    -お待
    ま    たせいたしました。
    –少々
    しょうしょう    お待
    ま    たせいたしました。大変
    たいへん失礼
    しつれい    いたしました
    -お待
    ま    たせして、大変
    たいへん失礼
    しつれい    いたしました。
     –長
    なが    らくお待
    ま    たせしてしまい、大変
    たいへん失礼
    しつれい    いたしました。
     –大変
    たいへん    お待
    ま    たせして申
    もう    し訳
    わけ    ございませんでした。
    -ご不便
    ふべん    をおかけして申
    もう    し訳
    わけ    ありませんでした。
    7 . Please wait for a while.
    –少々
    しょうしょう    お待
    ま    ちください。
     –少々
    しょうしょう    お待
    ま    ちいただけますか。
     –少々
    しょうしょう    お時間
    じかん    をいただけますでしょうか。
    -ただいま確認
    かくにん    しておりますので、少々
    しょうしょう    お待
    ま    ちくださいませ。
    –恐
    おそ    れ入
    い    りますが、少々
    しょうしょう    お待
    ま    ちくださいませ。
     –申
    もう    し訳
    わけ    ございませんが、少々
    しょうしょう    お時間
    じかん    をいただけますでしょうか？


When talking on phone to Customer

8. I will now connect you to the person in charge.
-ただいま担当者
たんとうしゃにおつなぎいたします。
10. I’m sorry, but could you please ask again?
–恐
おそれ入
いりますが、もう一度
いちどよろしいでしょうか。
11. Excuse me, but may I ask your name?
 –失礼
しつれいですが、お名前
なまえを伺
うかがってもよろしいでしょうか？
12. Could I have your phone number please?
-お電話
でんわ番号
ばんごうをお願
ねがいできますか？
13. I apologize for keeping you waiting so long. Could you please wait a little longer?
 –大変
たいへんお待
またせして申
もうし訳
わけございません。もうしばらくお待
まちいただけますでしょうか？
14. Thank you for your continued support.
 –引
ひつづき続
き、よろしくお願
ねがいいたします。
15. I apologize, but we are currently checking that information.
 –申
もうし訳
わけございませんが、その情報
じょうほうはただいま確認中
かくにんちゅうでございます。
16. If you need anything, please call me again.
 –何
なにかございましたら、またお電話
でんわください。
17. If you have any questions, please feel free to visit our store.
-ご不明
ふめいな点
てんがございましたら、お気軽
きがるにご来店
らいてんください。
18. If you have any questions, please feel free to come to our store.
–何
なにかお困
こまりのことがございましたら、遠慮
えんりょなくご来店
らいてんくださいませ。

19. We look forward to seeing you again.
-またのお越
こしをお待
まちしております. ( For casual stores )

When offering Drinks to Customers.

20. Please enjoy your drink.
-どうぞお召
めし上
あがりください.
21. Please enjoy your drinks.
-お飲
のみ物
ものをお楽
たのしみくださいませ.
22. Please enjoy your alcohol slowly.
-お酒
さけはゆっくりとお楽
たのしみください.

Mastering polite Japanese isn’t just about language—it’s about showing respect and building trust with your customers. By using these essential phrases, you’ll leave a positive impression and communicate with confidence in any customer service setting in Japan.

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